Digitaliseer het maken van een personeelsplanning

Steeds meer bedrijven in het noorden van Nederland zetten in op het digitaliseren van processen binnen hun organisatie. Niet voor niets, daar digitalisering verschillende voordelen biedt. Denk aan het feit, dat het middels digitalisering mogelijk is om bepaalde functies te doen laten verdwijnen. Personeel wat nu op deze functies gezet is, kan elders binnen de organisatie worden ingezet om openstaande vacatures in te vullen. Zo wordt het personeelstekort op efficiënte wijze aangepakt. Een van de processen die vereenvoudigd kan worden middels digitalisering is het maken van een personeelsplanning. Op welke manier pakt jouw organisatie dit momenteel aan? Wordt er nog gewerkt met losse Excel-sheets, waarop medewerkers kun beschikbaarheid invullen? 

Werkrooster automatisch laten samenstellen

 Handiger is het gebruik van moderne middelen om het werkrooster samen te laten stellen. Denk aan het inzetten van een app, waarin medewerkers zelf hun beschikbaarheid door kunnen geven voor de komende weken. Diezelfde app gebruiken medewerkers voor hun online urenregistratie. Ze klokken in op het moment dat ze op de werkvloer verschijnen en klokken vervolgens weer uit, als ze naar huis gaan. De data die op deze wijze gegenereerd wordt door medewerkers, slaat de app op een centraal platform op. Zo is deze data direct inzichtelijk voor een planner, wiens taak het is om het werkrooster rond te krijgen voor de komende week. Door met een app te werken hoeft zo’n planner niet achter medewerkers aan te bellen; er kan automatisch een herinnering worden gestuurd over het doorgeven van de beschikbaarheid van een medewerker. 

Geef medewerkers de vrijheid zelf een rooster samen te stellen

Een alternatief voor het werken met een planner, is het bieden van de mogelijkheid aan medewerkers om zichzelf in te plannen. Zo kiezen zij zelf de momenten waarvan ze zeker weten beschikbaar te zijn. Blijkt zo’n moment achteraf toch minder goed uit te komen dan verwacht werd op voorhand? In dat geval laat je een medewerker de dienst wisselen met een collega. Hierbij heb je de mogelijkheid om de planner goedkeuring te laten geven voor zo’n wijziging. 

Ook voor personeel biedt een app voordelen

Niet alleen voor de planner is het werken met een app handig. Ook werknemers hebben er baat bij. Zij zien in de app wanneer ze op de werkvloer verwacht worden. Het rooster klopt altijd; de tijd dat er nog een oud rooster aan de wand hing is hiermee verleden tijd. Daarbij hebben medewerkers de mogelijkheid de app te koppelen met hun persoonlijke agenda.