Het moment dat we ontdekten waar het écht misging

In mijn vorige blog vertelde ik over het moment waarop we zichtbaar kregen waar het misging in het proces. Dat gaf al rust en overzicht. Maar toen we verder het bedrijf inliepen, kwamen we bij iets wat nog veel meer impact had dan we aan het begin dachten.

Niet alleen het proces zelf vroeg om verbetering.

“Wacht even… dit klopt niet.”
We stonden samen bij een enorme stapel H- en U-balken. Zware jongens. Kostbaar staal. En eigenlijk zou elk van die balken bij een specifieke order moeten horen.

Maar dat deden ze niet.

Alles op één hoop

Materiaal werd in bulk besteld. Alles bij elkaar. Alles zonder ordernummer. En als een medewerker iets nodig had, pakte hij gewoon wat voorhanden was.

Heel logisch.
Maar funest voor levertijden.

Want het gebeurde regelmatig dat bij het starten van een nieuwe order het benodigde materiaal ineens “op” was… terwijl het weken eerder besteld was.
Iemand anders had het gewoon al gebruikt — zonder het te weten.

Spoedorders en brandjes blussen

Daar kwam nog iets bij:
spoedorders werden altijd aangenomen.

Altijd.

En niemand wist precies wat dat betekende voor de planning, want… er wás geen echte planning. Er was geen inzicht in doorlooptijd. Geen zicht op de werkvoorraad. Geen duidelijk beeld van capaciteit.

Iedereen deed zijn stinkende best, maar ze konden nooit voorspellen wat een spoedorder in gang zou zetten. Tot frustratie van medewerkers én klanten.

Rust door structuur

Toen we samen de taken, rollen en verantwoordelijkheden op papier zetten, gebeurde er iets moois.

Eerst kwam er weerstand:
“Maar zo doen we het al jaren.”
“Het werkt toch meestal?”

En daarna kwam er helderheid:
“Wacht even… als we dit zo doen, weten we precies waar een order is.”
“En dan kunnen we wél eerlijk uitleggen wat een spoedorder betekent.”

Kleine details, grote impact

Tijdens onze gesprekken kwam een ander knelpunt naar voren: labels die onderweg verdwenen. Klein detail, grote ellende. De coater kon dan niks meer herleiden. Orders raakten vertraagd. Telefoontjes heen en weer. Onbegrip.

Samen bedachten we een eenvoudige maar stevige oplossing.
En vanaf dat moment ging er geen etiket meer verloren.

Het verschil tussen rommel en rendement

Toen de voorraad digitaal werd bijgehouden en er wekelijks werd besteld wat er écht nodig was, kwam er rust.

Rust in het magazijn.
Rust in de planning.
En vooral: rust in de hoofden.

En dat was precies wat nodig was om door te pakken.