Veilig toegangsbeheer in goede samenwerking
Het in Groningen gelegen MartiniPlaza is de locatie bij uitstek voor evenementen, theater en sport. Met een theater/congreszaal voor maximaal 1.600 gasten, een plenaire zaal voor maximaal 3.600 congresbezoekers en diverse (kleinere) zalen is het complex de meest aansprekende evenementenlocatie in Noord-Nederland. David Wassenaar is Coördinator bouwbeheer/technisch beheerder bij MartiniPlaza en wil op het gebied van veiligheid geen onnodig risico nemen. Het complex hoort niet voor iedereen open te staan en daarom treft hij de nodige maatregelen voor het toegangsbeheer.
Sleutels in goed vertrouwen
Het gebouwbeheer van MartiniPlaza miste vooral inzicht in de (toegangs)gebeurtenissen en de controle daarop. De toegang tot het gebouw is van oorsprong mechanisch geregeld met hoofdsleutels en sublopers. Maar van een veilig systeem was geen sprake. Een inbraakveilig slot is daarin niet het enige dat telt, ook het aantal sleutels in omloop speelt een belangrijke rol. Volgens David Wassenaar is het moeilijk om met een mechanisch sluitsysteem een hoger niveau van veiligheid te bereiken: „Neem nu onze werkwijze. MartiniPlaza werkt in een klein team samen met flexwerkers en partnerbedrijven, die met elkaar de evenementen in goede banen leiden en de locatie op orde houden. Als wij deze externe partijen in goed vertrouwen sleutels van het gebouw meegeven, dan hebben we er geen controle op waar die sleutels terechtkomen.”
De overstap op elektronische sloten kwam ter sprake toen enkele mechanische sloten vervangen moesten worden. „Over de elektronische sluitsystemen zoals in hotels bestond geen twijfel, daarvan wisten we zeker dat het een stuk beheersbaarder zou zijn”, aldus David Wassenaar. Dat was nodig bevestigt collega Jarne Hoogerman, Dutymanager bij MartiniPlaza. “Aan de ene kant voor onszelf om die grote sleutelbos te verminderen. Maar vooral voor de veiligheid. Veel ruimtes waren gewoon voor iedereen toegankelijk, zoals de technische ruimtes waar eigenlijk maar een beperkt aantal personen toegang zou moeten hebben. En er waren ook veel sleutels uitgeleend, bijvoorbeeld aan leveranciers en congresorganisaties vanwege de voorbereiding op geplande evenementen. Zo kwamen er steeds meer sleutels in omloop waarvan niemand precies wist waar ze zijn.”
Aftersales is de sleutel
In de zoektocht naar een geschikte partij voor de realisatie van het nieuwe toegangsbeheer let Wassenaar speciaal op de kwaliteit van de aftersales. Die service en expertise heeft MartiniPlaza gevonden bij Klunder Uw Deurregisseur in Drachten met de toegangscontrole van SALTO Systems. „Ons team moet op goede partners kunnen vertrouwen. Daarom kiezen we onze partners zorgvuldig uit voordat we een samenwerking aangaan. Voor toegangscontrole heb ik een specialist nodig, die voor mij alles van A tot Z kan oppakken.”
Over de samenwerking met beide partijen is Wassenaar heel positief, die in het bijzonder spreekt over de toegevoegde waarde van de monteurs van Klunder. “De evenementen moesten doorgaan terwijl de sloten werden vervangen. Daarbij was iedere ruimte maar voor een bepaalde tijd beschikbaar. De montage is heel professioneel aangepakt. In zo’n live-situatie is het niet vanzelfsprekend dat monteurs rekening houden met de omgeving. Je bent niet alleen met de deur bezig maar hebt met mensen te maken. Het Deurregisseur-team van Klunder, onder leiding van projectadviseur Johnny van der Veen, begeleidt ons nu nog steeds stap voor stap, dát noem ik goede aftersales.”
Begin met het toegangsbeleid
Op aanraden van Uw Deurregisseur is MartiniPlaza eerst aan de slag gegaan met een beleidsplan over de manier waarop veiligheid wordt aangepakt. Een belangrijk onderdeel van het plan is toegangscontrole waarin de toegang per ruimte wordt afgebakend. “We zijn echt bij de basis gestart, er waren zelfs geen deurnummers en namen in het toegangsplan. Dit beleid heeft ons erg geholpen bij het inrichten van de SALTO toegangscontrole. In die fase heeft Jarne Hoogerman alle gebruikersgroepen en zones aangemaakt. De zones maken het toegangsbeheer heel overzichtelijk.”
De eerste deuren met toegangscontrole zijn op één hand te tellen, toch is het aantal deuren met steun van de directie al snel uitgebreid. Soms zijn dit deuren waar nooit een slot op heeft gezeten, Hoogerman: “Als we het doen dan moeten we het goed doen. Het beleidsplan heeft ons geholpen om niet alleen naar het slot op een deur te kijken, maar om het geheel te zien. We hebben onderzocht met welke gebruikersgroepen we te maken hebben, waar zij toegang nodig hebben en op welke tijden. Zo zijn we gaan programmeren.”
Acceptatie en draagvlak
Voor het personeel en de leveranciers is het nieuwe toegangsbeleid een hele overgang. Om een ruimte binnen te gaan heb je nu een pas of tag met toegangsrechten nodig. Die rechten zijn vastgelegd in een profiel afhankelijk van het type gebruikersgroep waar deze persoon bij hoort.
Het is van belang dat het veiligheids- en toegangsbeleid door de directie wordt bepaald en uitgedragen. Dit moment was cruciaal, vertelt Hoogerman. “Het is heel verwarrend voor mensen als zij ineens niet meer overal naar binnen kunnen. Dat betekent dat iedereen zijn gewoontes moet aanpassen. Daarom hebben we onze mensen eerst de tijd gegeven om het systeem te leren kennen met dezelfde vertrouwde toegangsrechten. Ruimtes die voor specifieke groepen niet van belang zijn hebben we daarna langzaam uit de toegangsrechten gehaald.
Het toegangsbeleid heeft als doel om de veiligheid van het gebouw én het personeel te verhogen, niet om de vrijheid van onze mensen te beperken. Het is heel belangrijk dat iedereen dat begrijpt en daar hebben wij hard aan gewerkt. Uiteindelijk is het begrip van het personeel onderdeel van het succes.”
Dagelijks gebruik
MartiniPlaza werkt met offline toegangscontrole via het SALTO Virtual Network en gebruikt daarbij beslagen, cilinders en wandlezers, waaronder enkele online lezers. Op de aluminium deuren in het gebouw zijn allemaal elektronische GEO cilinders toegepast. Deze cilinders zijn dubbelzijdig gecontroleerd met aan beide kanten een lezer voor toegangscontrole.
Om een deur met GEO cilinder te openen moet je de knop een slag draaien. In het dagelijks gebruik hebben mensen daar behoorlijk aan moeten wennen, merkt Hoogerman op. “En dat terwijl iedereen van kleins af aan een sleutel gebruikt en daarmee dezelfde draai maakt. Dan gaan ze er vanuit dat de cilinders automatisch open en dicht gaan. Voor de duidelijkheid heb ik een handleiding geschreven met daarin alle type deuren en hoe deze bediend moeten worden.”
Open blik vooruit
Hoogerman en Wassenaar bevinden zich nu in het vervolgtraject van onderhoud en aftersales. Maar er is nog ruimte voor uitbreiding. “Een van de bijzondere functies die wij heel handig vinden is het op afstand ontgrendelen van de online deuren. Dat is ons al enkele keren goed van pas gekomen. De toegangscontrole van SALTO Systems biedt veel mogelijkheden. We krijgen nu steeds meer inzicht in het gebruik van de deuren en kijken altijd waar we kunnen verbeteren. We houden graag bij welke nieuwe producten er zijn om onze toegangsprocessen continu te optimaliseren. In dat kader heeft Klunder Uw Deurregisseur ons de nieuwe lange afstandslezer van SALTO voorgesteld, deze willen we toepassen op de toegangspoort in het hekwerk op het terrein.”