Na de vakantie begint dezelfde drukte opnieuw

De eerste dagen na de vakantie voelen vaak bijna overzichtelijk. De mailbox is nog niet helemaal ontploft, de agenda kent hier en daar nog een lege plek en bij de koffie vertellen collega’s elkaar over zon, regen, campings en wandelingen. Zelf heb je je voorgenomen om het deze keer anders te doen. Niet meer overal direct op reageren. Beter prioriteiten stellen. Wat vaker eerst nadenken voordat je alweer een nieuwe afspraak inplant.

Misschien heb je het voor de vakantie al uitgesproken. Tegen jezelf, tegen een collega of tijdens een overleg op de afdeling. Dat jullie na de zomer meer overzicht gaan houden. Niet alles meer automatisch urgent maken en bewuster omgaan met de beschikbare tijd.

Het voornemen is oprecht. En meestal is het dat ook.

Maar een paar weken later is het oude ritme vaak alweer terug. De agenda’s lopen vol, verzoeken krijgen haast en vergaderingen worden tussen andere afspraken gepropt. Problemen die voor de zomer al speelden, blijken geduldig te hebben gewacht. Het enige verschil is dat ze nu opnieuw urgent voelen.

We zeggen dan al snel dat het druk is. Dat er te weinig mensen zijn. Dat klanten steeds meer vragen en dat het werk nu eenmaal niet minder wordt.

Soms klopt dat ook.

Maar soms is de drukte niet alleen het gevolg van de hoeveelheid werk. Soms ontstaat ze doordat hetzelfde werk steeds opnieuw aandacht vraagt.

Een aanvraag mist informatie en moet terug. Een besluit is genomen, maar niet iedereen heeft dezelfde boodschap ontvangen. Een medewerker houdt voor de zekerheid een eigen overzicht bij, omdat niet duidelijk is of het officiële systeem actueel is. Een collega wordt gebeld om iets uit te zoeken wat ergens al vastgelegd zou moeten zijn. Een fout wordt hersteld, zonder dat wordt onderzocht waarom die fout kon ontstaan.

Op zichzelf zijn het vaak maar kleine dingen. Een extra telefoontje. Een correctie. Even iets opnieuw invoeren. Een spoedbestelling. Nog een controle voor de zekerheid.

Maar al die kleine dingen samen vullen ongemerkt een groot deel van de werkdag.

Medewerkers zijn daar meestal opvallend goed in geworden. Ze weten wie ze moeten bellen als iets vastloopt. Ze kennen de omwegen. Ze houden hun eigen lijstjes bij en springen bij wanneer een collega hulp nodig heeft. Dat noemen we betrokkenheid en flexibiliteit, en terecht.

Tegelijkertijd kan juist dat gedrag ervoor zorgen dat een probleem lang onzichtbaar blijft.

Want zolang iemand het oplost, lijkt het proces te werken.

We zijn geneigd om hard werken te belonen. Degene die aan het einde van de dag alsnog de planning rond krijgt, ontvangt waardering. De collega die buiten het systeem om snel iets regelt, wordt gezien als praktisch. En degene die steeds brandjes blust, lijkt onmisbaar.

Veel minder zichtbaar is de medewerker die vraagt waarom dat brandje eigenlijk iedere week opnieuw ontstaat.

Dat is geen onwil. Het is menselijk gedrag. Wanneer de druk oploopt, kiezen we voor de snelste oplossing van vandaag. Niet altijd voor de beste oplossing voor morgen.

Toch zit daar precies de ruimte.

Niet door na de vakantie nóg strakker te plannen of iedereen te vragen efficiënter te werken. Maar door af en toe te vertragen en te kijken waar de drukte werkelijk vandaan komt.

Welke vragen komen steeds terug? Waar wachten mensen op elkaar? Welke informatie wordt dubbel bijgehouden? Welke fouten herstellen we zo vaak dat we ze normaal zijn gaan vinden? En welke noodoplossing is inmiddels een vaste werkwijze geworden?

Daarmee wordt drukte ineens meer dan een volle agenda. Het wordt informatie.

Informatie over onduidelijke afspraken, overdrachten die niet goed aansluiten of processen die in de praktijk anders verlopen dan op papier. En soms ook over gedrag dat ooit behulpzaam was, maar inmiddels voorkomt dat de echte oorzaak wordt aangepakt.

Dat kost niet alleen tijd. Ook materiaal, energie en capaciteit verdwijnen gemakkelijk in herstelwerk, extra bewegingen, nieuwe ritten, dubbele registraties en werk dat opnieuw moet. Verspilling begint lang niet altijd bij een grote machine of een zichtbaar afvalproduct. Soms begint het met één ontbrekende afspraak en vijf mensen die daar de rest van de week omheen werken.

De rust van de vakantie kunnen we waarschijnlijk niet het hele jaar vasthouden. Daarvoor gebeurt er te veel.

Maar we kunnen wel voorkomen dat we zonder nadenken terugkeren naar precies dezelfde drukte.

Misschien is de beste vraag na de vakantie daarom niet:

Hoe krijgen we al het werk weer gedaan?

Maar:

Welk werk zouden we niet opnieuw hoeven doen als we het probleem één keer goed zouden bekijken?